Sempre que traçamos novos objetivos em nossas vidas, como financiar um carro novo, fazer uma reforma na casa, trazer mais um integrante para a família, ente outros, o primeiro pensamento que vem em nossas cabeças é: Será que vai dar certo? Será que eu conseguirei pagar? Será que conseguirei cumprir esse objetivo?... Enfim...
Contudo, muitas vezes independente dessas perguntas, acabamos por dar andamento aos nossos desejos e no fim temos consequências, surpresas entre outros problemas, pois não fizemos um planejamento adequado, não colocando na balança os prós e os contras.
Nas organizações isso não é diferente.
A busca incessante de melhoria nas empresas, nos processos produtivos, engajamento de funcionários, entre outros... Mais especificamente, na área de Segurança do Trabalho e Meio Ambiente, onde queremos uma melhoria na segurança com conscientização dos funcionários, comprometimento do alto escalão, melhorias nos processos produtivos, no quesito segurança, redução de desperdícios, otimização do descarte de resíduos e muito mais, se não fizermos um Planejamento pra depois iniciar a execução, podemos nos depararmos com surpresas, e quando não temos um “plano B” nossos projetos podem entram em colapso. Em muitas empresas quando isso acontece, esses projetos são abandonados, ficando no esquecimento, pois é notório que com o mercado competitivo como é, existem muitas outras prioridades para serem atendidas.
Porém nem tudo está perdido, diante das mais variadas ferramentas que existem para uma melhoria organizacional das empresas, o ciclo PDCA pode ser uma excelente ferramenta para implantação e implementação de melhorias nos processos.
O ciclo PDCA é usado desde a década de 50, onde Willians Edwards Deming trouxe resultados satisfatórios para as empresas japonesas e que posteriormente foi difundido para o mundo.
O acrônimo PDCA está relacionado às palavras inglesas:
(P) LAN – Vem de planejar, como falado anteriormente para toda a atividade é necessário o planejamento, com definição de metas a serem alcançadas de forma que se possa avaliar quantitativamente como também todos os recursos que serão utilizados para cada melhoria. Essa fase é fundamental para que se siga rumo ao objetivo com um norte.
(D) DO – Vem da palavra executar, é usada após a fase do planejamento, é a execução propriamente dita, com a utilização de todos os recursos definidos anteriormente, com um acompanhamento das metas planejadas. Para que essa fase tenha sucesso é necessário o engajamento de todos que estão envolvidos no processo a ser inserido ou melhorado, além da capacitação de todos para essa execução.
C (CHECK) – Esta palavra está relacionada a checar, verificar, analisar. Nessa fase é feita a verificação do resultado com comparação dos resultados quantitativos e qualitativos conforme o caso e verificação se os objetivos estão ou foram alcançados, se houveram desvios do planejado, para desta forma serem tomadas decisões.
A (ACTON) - Tomar ação ou agir. Com base na fase anterior, desde que constada a necessidade de mudança ou melhoria sobre as diretrizes planejadas, ou por falhas na execução ou por percepção da necessidade de melhorar o processo ou atividade, criam-se planos de ação, para se for o caso, corrigir ou melhorar e desta forma buscar incessantemente uma melhoria continua.
É importante salientar que independente do plano inicial ter dado resultado satisfatório, sem nenhuma falha o ciclo não tem fim, o ciclo PDCA deve ser monitorado sempre, para que, caso seja necessária alguma alteração ela possa ser percebida com mais facilidade.
QUAIS SERIAM AS VANTAGENS AO UTILIZAR O CICLO PDCA
· Todas as ações tomadas podem ser implementadas considerando riscos e passíveis de melhoria;
· Pode-se ter um plano B sempre, pois já estava no planejamento;
· As pessoas envolvidas são obrigadas ao engajamento para o objetivo proposto, logo haverá uma interação de todos;
· Melhora a eficácia dos processos, dando uma maior credibilidade para os produtos ou serviços, refletindo nos clientes;
· Padroniza processos;
· Pode resultar inclusive na redução de custos;
· Reduz retrabalho, gargalos, entre outros.
Dica: Para ajudar na organização da utilização do ciclo PDCA, é importante que sejam colocados prazos, responsáveis, custos, objetivos, etc.. Para isso, uma ferramenta muito utilizada e a famosa planilha 5W2H, que consegue organizar de maneira correta as prioridades a serem alcançadas.
Texto: Luiz Marcelo Fontana
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